Eentje die nieuwe medewerkers verwelkomt, ze snel op weg helpt en motiveert om een vliegende start te maken, zodat de nieuwe collega kan gaan doen waar hij voor is aangenomen 😉.

Dit stappenplan helpt om het introductiebeleid voor nieuwe werknemers vorm te geven. In 7 eenvoudige stappen kom jij tot een strategisch en goed doordacht plan. Tot slot tref je de praktische checklist met een aantal leuke ideeën: klaar voor gebruik!

Stap 1. Doelstellingen bepalen
Stap 2. Doelgroep bepalen en behoeften achterhalen
Stap 3. Starten met onboarding tijdens het selectieproces 
Stap 4. Inhoud van het programma bepalen 
Stap 5. Een maatwerk programma voor de eerste werkdag maken
Stap 6. Maatwerkprogramma voor de eerste periode opstellen
Stap 7. Evaluatie(s) inplannen.

Stap 1. Doelstellingen bepalen
Waarom? Met een goede onboarding, voelt een medewerker zich welkom, maakt hij of zij kennis met collega's en de werkzaamheden. Zo kan de medewerker het snelste aan de slag! Bepaal daarom eerst de doelstellingen van het onboardingsprogramma. Dit kan zowel op strategisch als op praktische vlak. Wat wil jij bereiken met je onboarding?

Een strategische doelstelling kan zijn: Het zo snel mogelijk effectief inzetten van nieuwe werknemers, zodat ze snel bijdragen aan de bedrijfsdoelen. Formuleer dit zo concreet mogelijk. Binnen welke periode wil je dat de medewerker productief is of zelfstandig aan de slag gaat?

In de praktijk: de nieuwe werknemer van te voren duidelijk laten weten hoe laat en wanneer hij wordt verwacht en door wie, welkom heten, wegwijs maken in de organisatie, zorgen dat hij of zij zijn werk kan gaan uitvoeren, een beeld geven van de organisatie, informeren over de cultuur, en verschillende regels (denk aan veiligheids- en huishoudelijke regels).

 Een paar vragen om over na te denken:

• Welk gevoel wil je de nieuwe medewerker geven?
• Hoe kunnen we zorgen voor een persoonlijke touch? Wat past bij onze organisatie?
• Hoe lang zit er tussen de periode van contract ondertekening en de eerste werkdag?
• Heb je feedback van andere (recent) gestarte medewerkers? Wat hebben zij gewaardeerd en wat hebben zij gemist?

Stap 2. Doelgroep bepalen en behoeften achterhalen
Voor wie? Bij het bepalen van het introductieprogramma houd je rekening met de diverse omstandigheden van de werknemers en hun specifieke behoeften verschillende typen werknemers. Een snelle basisintroductie voor een vakantiekracht of een uitgebreidere introductie voor managers. Wat weet je van hun specifieke behoeften en omstandigheden? Het mag dus verschillen per functie en daarmee flexibel zijn.

“Een goede basis is key, maatwerk maakt het verschil!”

Stap 3. Starten met onboarding tijdens het selectieproces 
Wanneer? Onboarding begint al tijdens het wervingsproces. Informeer sollicitanten over wat zij bij aanvang in de functie kunnen verwachten. Geef deze informatie in een gesprek, een brief of een e-mail. Zodra de sollicitant is aangenomen, kan de introductie starten. Informeer over: 

• een opleidings- en inwerkprogramma;
• een introductieapp;
• koppeling aan een buddy of mentor;
• bezoeken aan of meelopen met verschillende bedrijfsonderdelen of klanten;
• kennismaken met het team;
• Introductie van de online omgevingen en systemen.

Stap 4. Inhoud van het programma bepalen 
Wat? Een introductieprogramma heeft vier belangrijke pijlers: 

1. Praktische zaken: toegangspasjes, computeraccount, bedrijfskleding, werkplek etc.;
2. (Ongeschreven) regels en procedures: personeelshandboek of administratieve belangrijke processen (over declaraties, verlof en salaris bijv.), informatie en training over veiligheid etc. Heb jij (nog) geen personeelshandboek, licht dan de belangrijkste (administratieve) processen toe. Vertel ook over de veel voorkomende gebruiken en mogelijkheden. Denk hierbij aan parkeren, lunch en aankomende sociale events;
3. Verbinding en netwerk: het introduceren van de werknemer bij de voor hem relevante personen en netwerken, voorbereiden van collega’s en samenwerkingscontacten op de komst van de nieuwe werknemers etc.; Cultuur: het laten kennismaken met en eigen maken van de cultuur van de organisatie.

Wijs je een buddy of een mentor toe? Goed plan! Bespreek duidelijk de taak en wat de nieuwe medewerker kan verwachten en waar hij of zij voor terecht kan bij de buddy of mentor. En wat de rol van de leidinggevende is.

Stap 5. Een maatwerkprogramma voor de eerste werkdag maken 
First day! Maak voor iedere nieuwe medewerker naast een algemene bedrijfsintroductie, ook een maatwerkprogramma voor de eerste werkdag. Bepaal binnen de organisatie wie hier verantwoordelijk voor is. De leidinggevende? Of de HR verantwoordelijke?
Een goede samenwerking en afstemming hierin voor het beste resultaat zorgt.

Het maatwerkprogramma voor de eerste werkdag bestaat uit een persoonlijk welkom, het introduceren van de werkplek en de aanwezige collega’s en het uitreiken van de benodigde spullen, materialen en (digitale) documenten. Zorg ervoor dat toegangspasjes, computer, werk- of bedrijfskleding en andere werkmaterialen klaarliggen met het benodigde naslagwerk. Een nieuwe werkplek brengt zoveel nieuwe indrukken met zich mee dat het fijn is voor de nieuwe medewerker om e.e.a. later nog eens na te lezen.

Koppel de nieuwe werknemer aan een buddy of mentor die de nieuwe werknemer wegwijs kan maken. Laat het team vooraf weten wat de achtergrond is van de werknemer, wat hij de eerste weken nodig heeft en hoe je hem daarin begeleidt. Dat versnelt de integratie in het team. 

Stap 6. Maatwerkprogramma voor de eerste periode opstellen
Een programma op maat voor de eerste periode bevat de volgende onderdelen: 

• Periode bepalen: baken de inwerkperiode af en zet het programma op papier. Reserveer momenten in het programma waarop de leidinggevende tijd neemt voor extra uitleg en een check-in met de medewerker. Bekijk welke periode nodig is voor het stapsgewijs inwerken.

• Inwerken op de afdeling: de eerste dagen of weken zijn bedoeld om de nieuwe werknemer in te werken. De werknemer krijgt de tijd om procedures, regels, werkzaamheden en de cultuur op de afdeling te leren kennen. 
• Het bedrijf in: een tweede stap in het inwerkprogramma gaat verder de organisatie in. De nieuwe werknemer ontmoet collega’s met wie hij gaat samenwerken en bezoekt verschillende bedrijfsonderdelen.

Stap 7. Plan evaluatie(s) in.
Hoe verder? Wanneer wordt de proeftijd geëvalueerd door de manager? Ga je nog feedback vragen van de directie collega’s? En wanneer wordt dit besproken met de nieuwe medewerker? Wanneer wordt de contractverlenging besproken?
Plan het alvast in, want de proeftijd gaat snel voorbij. En je wilt de medewerker laten weten op welk moment hij te horen gaat krijgen of zijn contract wordt verlengd.

En ook: vraag de medewerker om feedback over het onboardingsprogramma. Dit kun je verwerken in het formulier van de proeftijdevaluatie of in een digitaal systeem als je dat gebruikt.

Rond de onboarding ook officieel af en doe dit op een manier die bij de organisatie past.
Benoem je dat tijdens de koffie, de borrel of vier je dit op een andere (feestelijke) manier?
Dit is een uitgelezen kans om dit te delen binnen je (LinkedIn) netwerk.

Als de onboardingsperiode is afgerond, start je met de nieuwe werknemer de gebruikelijke HR-cyclus. Wil je hier over sparren of heb je hier hulp bij nodig? Klik dan hier.